Wszyscy mamy tyle samo czasu…

Wszyscy mamy tyle samo czasu…

W pracy doradcy, zarówno w trakcie sesji, jak i na koniec kiedy już dochodzi do etapu wstępnego planowania różnych działań czy związanych z szukaniem pracy, czy ze zdobywanie nowych kompetencji, często słyszę „nie mam czasu”, „no tak ale jak ten czas znaleźć” itd. Ten „czasowy” argument jest też obecny w rozmowach ze znajomymi, bliskimi. I rzeczywiście kiedy przychodzi do litanii co jest do zrobienia, co dana osobę czeka w nadchodzącym tygodniu, to lista zadań przeraża i zniechęca. Ale gdyby się temu bliżej przyjrzeć, takim chłodnym okiem, może się okazać, że wcale to wszystko, co planujemy, nie jest takie konieczne, na już. Być może nie wszystko jest potrzebne i akurat musi być zrobione tylko przez nas. Czasem się okazuje, że to tylko takie „zastępywacze”, żeby nie wziąć się za prawdziwą pracę, zadania, które rzeczywiście wniosą do naszego życia konkretną wartość.

Osobiście listę zadań stosowałam od bardzo dawna. Piętrzyły się na niej rzeczy do zrobienie, często te wagi ciężkiej, ale też dużo zupełnie małych pierdółek, które jak już spojrzałam na nie z perspektywy czasu, mogłam sobie odpuścić. Ta lista pomagała mi zaplanować czas, rozeznać się co mnie jeszcze czeka, ale też przytłaczało, bo odniosłam wrażenie, że wszystko jest na już i z niczym nie mogę zaczekać, odłożyć. Dopiero kiedy trafiłam na narzędzie, które Wam za chwilę przedstawię, mogłam zobaczyć co rzeczywiście jest istotne, a co tylko mi się takim wydaje, co mnie popycha do przodu, za co warto się wziąć w pierwszej kolejności, a co może jeszcze chwilę poczekać. Oczywiście planowanie zadań, odrobinę się wydłużyło, bo nie było już tylko automatycznym wypisywaniem kolejnych pozycji, ale wymagało chwili refleksji, a czasem głębszego zastanowienia.

Mowa tutaj o matrycy zarządzania czasem tzw. kwadracie Eisenhowera, gdzie zadania do wykonanie określane są przez dwa czynniki – WAŻNE i PILNE. Zadania WAŻNE mają duże znaczenie dla osiągnięcia założonych celów, ich wykonanie przybliża do nich lub jest znacznym krokiem, żeby je osiągnąć. Zadania PILNE za to są zwyczajnie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania, mają z góry określoną terminowość, często muszą być wykonane natychmiast, nie bardzo jest możliwość odłożenia ich na „kiedyś”.

Matryca składa się z czterech pól, gdzie umieszczamy zadania w zależności od tego czy są ważne, pilne, czy też nie.

POLE A (ważne i pilne) – to zdania, które skupiają większość aktywności człowieka, zawierają ważne telefony, rachunki do opłacenia, spotkania, wizyty w ustalonym terminie, zadania narzucone nam przez przełożonych czy też istotne z punktu prawidłowego funkcjonowania rodziny. Zazwyczaj raczej nikt nie jest wstanie nas tu zastąpić. Przy wpisywaniu zadań do tego pola trzeba rzeczywiście chwilę zastanowić. Czasem ilość zadań jest tak ogromna, że zwyczajnie nijako z rozpędu wszystkie wpisujemy jako ważne i pilne, a wcale takimi nie muszą być.

POLE B (ważne i niepilne) to te zadania, które mają bezpośrednie przełożenia na osiągnięcie przez nas celów. Ze względu na to, że nie są sprawami pilnymi to często zdarzą się tak, że odkłada się je z dnia na dzień, z miesiąca na miesiąc, a w konsekwencji nie robimy ich wcale. Nie mniej jednak uważam, że właśnie tej grupie zadań warto przyjrzeć się najbardziej i ich nie ignorować. Być może pomocne w formułowaniu listy zadań z tej grupy będzie zadanie sobie pytania „ważne, dlaczego?”. To nam pomoże jasno i klarowanie zobaczyć, dlaczego danemu zadaniu warto poświęcić czas i znaleźć w sobie mobilizację, żeby go nie odpuścić. A co jeśli mimo to odkładamy je na później, znajdując inne wymówki? Moja odpowiedź to „zweryfikować”, czy rzeczywiście dane zadanie jest ważne, bo może się okazać, że było, ale zmieniły się okoliczności. A  jeśli jednak te zadania nie jest ważne i co więcej robi się coraz pilniejsze, to warto je przenieść do POLA C (nieważne i pilne) i poprosić kogoś o pomoc w jego wykonaniu. W tej grupie są zadania, których pozbyć się nie możemy, ale są z jakich względów pilne i jeśli za dużo czasu zajęłoby nam ich wykonanie, albo w tym czasie moglibyśmy zrobić coś co przyniosłoby nas bliżej celu, tu jak pisałam wyżej, warto rozważy delegowanie tego zajęcia „specjalistą”, współpracownikom czy członkom rodziny.

POLE D, to moje ulubione pole, które jak się okazuje przed rozpoczęciem planowania zadań zazwyczaj stoi puste. Bo kto by takie rzeczy jak przeglądanie facebook`a, pudelka.pl czy innych stron planował. Ale gdyby dokładnie przyjrzeć się rzeczywiście zrealizowanym przez nas zadaniom okazuje się, że akurat w tej grupie ilość działań byłaby największa. Zadania (nieważne i niepilne) to tak zwane pożeracze czasu. Nie wiele wnoszą do osiągania przez nas określonych celów, nie są istotne dla funkcjonowania, a jednak najtrudniej z nich zrezygnować. Do tego oczywiście nie namawiam, potrzebujemy odpoczynku, relaksu, odcięcia się. Ale warto zobaczyć ile na to delegujemy czasu. Często zwykłe pobieżne przejrzenie tablicy na facebook`u zabiera nam około 45 minut, a bo coś nas zainteresuje, coś sobie przypomnimy, gdzieś jeszcze zerkniemy. Dobrze jeśli to jest jeden raz x 45 minut, ale kiedy tych razy jest więcej i zsumuje się je, okazuje się, że sporo czasu, który moglibyśmy przeznaczyć na inne zadania, straciliśmy. Dlatego choć dla kontroli, warto przyglądać się temu na co czas przeznaczamy. Warto też uświadomić sobie, że świat się nie zawali jak czegoś nie doczytamy, bądź nie będziemy na bieżąco. Uczulam też, że gdy robimy rzeczy ważne i pilne czy też ważne odcinać się od tego co nam może zabrać nasz cenny czas. Nie korzystać z komórki, nie mieć otworzonych kilku zakładek czy stron, bo to zawsze korci i kusi żeby choć na chwilę oderwać się od tego co robimy i znowu nie wiemy kiedy nam umknęło te 15 czy 20 minut „tylko dla odprężenia”.

Mam nadzieję, że matryca zarządzania czasem będzie często wykorzystywanym przez Was narzędziem. Dla mnie jest pomocna zarówno w pracy zawodowej, w ocenianiu, które zadania z jakiego punktu widzenia są istotne. Ale korzystam z niej też w codziennych obowiązkach, często przekonując się, że niektóre rzeczy naprawdę mogą pozostać niezrobione lub mogą być zrobione z mniejszą częstotliwością. Świetnie się sprawdza w planowaniu zadań krótkoterminowych i długoterminowych, daje jasność jakie kroki i w jakiej kolejności muszą być podjęte, aby była szansa na osiągniecie celu. Pozwala zobaczyć co rzeczywiście robię, żeby znaleźć się w określonym, wymarzonym przeze mnie miejscu, a co mnie od tego miejsca oddala, co staje się tylko wymówką, żeby nie zajmować się tym co rzeczywiście ważne. Wypróbuj, nie pożałujesz